apa itu invoice adalah

Pengertian dan Contoh Invoice (Faktur) Tagihan atau Pembayaran

Pada kesempatan ini saya akan coba mengulas secara tuntas mengenai apa itu invoice/ faktur, format invoice dan contoh- contoh invoice.

Sobat sharing pasti sudah sering menemui atau menggunakan invoice atau faktur dalam keseharian. Tapi sebagian dari kita mungkin belum mengerti bahwa itu adalah invoice atau faktur.

Misalnya saja pada saat order sesuatu di marketplace, tokopedia atau bukalapak. Sebelum diberikan nomer rekening, pasti oleh mereka akan dibuatkan yang namanya invoice atau faktur. Kemudian pada saat kamu memesan kursi kereta api, kamar hotel atau berlangganan listrik pasca bayar juga pasti akan memperoleh invoice atau faktur.

Begitu juga bila kamu akan berwirausaha/berdagang juga pasti akan sangat membutuhkan yang namanya invoice / faktur. Nah, sebenarnya apa itu invoice / faktur? Gimana cara buatnya? seperti apa contoh invoice / faktur itu?

Semuanya akan dikupas dalam artikel ini. simak ya.


Pengertian Invoice Adalah


Secara umum invoice adalah dokumen tagihan yang dibuat oleh penjual dalam suatu transaksi barang atau jasa yang berisi jumlah pembayaran dan lain-lain.

Sebenarnya invoice adalah versi bahasa Inggris, sedangkan bahasa Indonesianya adalah faktur. Meskipun terdapat perbedaan tafsir. Ada yang mengganggap bahwa invoice berbeda dengan faktur. Tapi jika kamu ketik invoice di google translate, maka bahasa Indonesianya adalah faktur. Begitu juga sebaliknya.

Nah, sebenarnya apa itu invoice menurut para ahli?

Menurut Seng Hariyanto (Pengarang Buku English Business Correspondence)

“Invoice adalah suatu catatan yang menuliskan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini ditulis oleh pihak penjual dan biasanya diberikan kepada pembeli untuk meminta pembayaran, atau sebatas untuk memberitahukan tagihan jika pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (bila pembeli open account dengan pemasok barang)”

Sedangkan menurut Andrean Sutedi (pengarang buku Hukum Ekspor Impor)

“Invoice / faktur adalah suatu dokumen penting pada perdagangan karena dengan data-data di invoice ini bisa diketahui berapa total wesel yang akan ditarik, total penutupan asuransi dan penyelesaian berbagai macam bea masuk”

Dari pengertian yang berbeda-beda di atas sobat sharing bisa menyimpulkan sendiri pengertian invoice / faktur yang paling mudah dipahami. Bila masih bingung, langsung saja ke contoh invoice / faktur di bawah.

Fungsi Invoice / Faktur

Meski bentuk dan isi invoice ya begitu-begitu saja, namun ternyata fungsinya sangat banyak loh. Jangan diremehkan ya. Ini fungsi invoice yang paling penting:

  • Sebagai bukti data barang/jasa yang dibeli oleh customer
  • Sebagai informasi total tagihan yang harus dibayar pelanggan
  • Sebagai rujukan yang absah jika barang tersebut akan dijual kembali
  • Sebagai bukti rujukan apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan
  • Sebagai bukti pembayaran pajak bila terjadi kasus tertentu
  • Untuk pihak penjual, invoice bisa dijadikan sebagai referensi dalam menyusun pembukuan keuangan

Masih banyak fungsi lainnya, namun itu yang terpenting menurut saya.

Cara Membuat Invoice yang Benar di Excel

Cara membuat Invoice bisa dengan berbagai cara dan berbagai macam tools, sesuai dengan kebutuhan. Misalnya menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel atau aplikasi tertentu. Setiap perusahaan atau instansi juga menggunakan invoice yang berbeda-beda.

Tapi pada intinya, invoice yang baik setidak-tidaknya memiliki unsur-unsur berikut ini:

  • Data perusahaan penagih (pembuat invoice) yang terdiri dari nama PT/CV/toko, alamat, no. telepon, faksimile dst)
  • Nomer Invoice / nomer surat faktur transaksi, atau istilah lainnya PO (Purchase Order)
  • Nomer pengiriman, jika menggunakan jasa pengiriman tertentu. Atau istilah lainnya nomer DO (Delivery Order)
  • Data orang atau PT perusahaan yang diberi invoice (meliputi nama, nomer telfon, faksimile kalau ada,
  • Data barang atau jasa yang dibeli (meliputi nama barang/jasa, deskripsi, harga barang, ongkos kirim dan total harga)
  • Tanggal pembuatan invoice / faktur
  • Cara / Metode Pembayaran yang bisa dipilih.

Teknis tentang cara membuat invoice Excel bisa kamu baca disini.


Contoh Invoice Tagihan / Penagihan


contoh invoice tagihan / penagihan
closeinvoice.co.uk

Bagi kamu yang akan berwirausaha pasti akan membutuhkan contoh invoice penagihan. Salah satu contoh invoice tagihan yang layak untuk dijadikan referensi adalah milik bukalapak. Format penyusunannya rapih dan mudah dipahami.

Itulah contoh invoice penagihan dari bukalapak yang tampak profesional.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar


Contoh Invoice Pembayaran


contoh invoice pembayaran
amazon.com

Contoh invoice pembayaran haji berikut ini juga sangat simpel dan menarik. Tidak terlalu banyak warna.

Seperti itulah contoh invoice pembayaran yang baik. Silakan buat dalam versi kamu yang lebih baik tentunya.


Contoh Invoice Jasa


Jika kamu ingin membuka usaha di bidang jasa, contoh invoice jasa trancription berikut ini pasti akan sangat membantumu.
contoh invoice jasa transcription

Seperti itulah kira-kira contoh invoice jasa yang baik. Kamu bisa mencari template yang mirip contoh di atas. Di internet banyak tersedia template invoice.

Baca juga: Contoh Kuesioner Kepuasan Pelanggan Bisnis


Contoh Invoice Hotel


contoh invoice hotel
booking.com

Invoice di hotel berbintang biasanya berbahasa Inggris. Karena pengunjung yang datang memang sering kali touris. Seperti contoh invoice hotel D’Green ini.

Nah itulah contoh invoice hotel D’Green yang lumayan bagus dan sederhana menurut saya.


Download Template Invoice Hotel Excel


Di bawah ini saya bagikan secara gratis template invoice hotel berbentuk Word (DOC) maupun Excel (elsx). Tinggal kamu download dan edit sesuai kebutuhan.

Download Template Invoice Hotel Excel

Download (XLS, Unknown)

Itulah template invoice hotel yang bisa kamu download dengan gratis. Silakan gunakan sesuai kebutuhan.


Contoh Invoice Excel


contoh invoice excel
arcticstartup.com

Untuk membuat invoice memang paling mudah menggunakan Microsoft Excel. Berikut ini saya contoh invoice Excel yang cukup sederhana:


Contoh Faktur Excel


Ya sebenarnya sama saja contoh invoice dan faktur. Hanya beda bahasa. Invoice adalah bahasa Inggris dan Faktur adalah bahasa Indonesia. Tapi karena banyak yang mencari contohnya, berikut ini saya berikan contoh faktur Excel yang bisa kamu download untuk diedit. Contoh faktur Excel ini terdiri dari beberapa sheet. Masing-masing sheet berbeda jenis faktur, diantaranya:

  • contoh faktur catering
  • contoh faktur ATK
  • contoh faktur umum
  • contoh faktur bahan bangunan
  • contoh faktur listrik
  • contoh faktur PMT
  • contoh faktur BHP

Download (XLSX, 83KB)


Cara Membuat Invoice Agar Cepat Menerima Pembayaran


cara membuat invoice

Invoice yang baik adalah yang efektif, mudah dipahami dan mampu membuat customer segera membayar tagihannya. Inilah tips untuk membuat invoice yang baik dan efektif.

Bentuk Invoice yang Mudah Dimengerti

Tujuannya agar pelanggan mudah memahami dan mengidentifikasi barang/jasa apa saja yang akan di order. Aturlah sedemikian rupa sehingga semua data bara bisa masuk, mulai dari nama barang, kualitas barang, bahan barang, ukuran barang, harga barang per item, kualitas servis pelayanan jasanya dan lain-lain.

Semua data tersebut sebaiknya dimasukkan dalam invoice atau faktur dengan rapih dan tetap mudah dipahami. Oleh karenanya diperlukan design template yang elegan, sesuai kebutuhan. Kamu bisa gunakan template dari salah satu contoh invoice di artikel ini.

Sertakan Logo Perusahaan / PT

Selain terlihat lebih menarik dan meyakinkan pelanggan, logo perusahaan juga akan membuat pelanggan mudah mengingat invoice tagihan kamu. Karena di antara pelanggan mungkin ada yang suka belanja banyak sekaligus sekali tempo.

Jangka Waktu yang Lebih Cepat

Apabila kamu menginginkan customer membayar tagihan maksimal satu bulan, maka hendaknya tulis jangka waktu invoice tagihan 2 minggu atau tiga minggu. Jangan ditulis sesuai dengan waktu yang kamu tentukan. Hal ini untuk mengantisipasi apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran. Lebih cepat lebih baik.

Dari pada pelanggan membayar lebih lama dari yang kamu tentukan pasti akan mengakibatkan kerugian bukan.

Pastikan Invoice Tepat Sasaran (Spesifik)

Jika customer yang memesan barang adalah suatu instansi atau perusahaan, maka hati-hati dalam mengirim invoice. Karena disana terdapat banyak orang yang mungkin tidak mengetahui pemesanan barang tersebut. Sebaik tulis tujuan invoice secara spesifik kepada siapa, di bagian apa.

Hindari mengirim pada kelompok orang tertentu. Hal itu dapat menyebabkan miss komunikasi, karena masing-masing mereka mengira bahwa pembayaran invoice tersebut akan dilakukan oleh anggota yang lain. Akhirnya sampai jatuh tempo tidak ada yang membayar tagihan invoice.

Tak Perlu Menunda, Segera Berikan Invoice

Saat kamu mengirim barang hari senin, jangan menunda sampai selasa atau rabu dalam memberikan invoice. Bilka memungkinkan berikan hari senin itu juga. Apalagi jika customer sudah kamu kenali sebagai pelanggan yang sering terlambat membayar tagihan. Jangan beri kesempatan untuk terlambat lagi, sebab akan sangat merugikanmu.

Buatlah Metode Pembayaran yang Fleksibel

Salah satu hal yang memperlambat pembayaran pelanggan adalah metode pembayaran yang terbatas. Hal itu akan mempersulit dan menambah kerepotan pelanggan dalam membayar tagihan invoice.

Walhasil, mereka akan semakin menunda-nunda pembayaran.

Untuk mengantisipasi itu, buatlah opsi metode pembayaran yang banyak sehingga customer bisa bebas memilih metode pembayaran, kapanpun dan dimanapun. Semakin fleksibel metode pembayaran maka semakin baik.

Selalu Mengingatkan Pelanggan

Bila semua tips diatas sudah kamu terapkan, ikhtiyar terakhir adalah dengan selalu mengingatkan pelanggan. Apalagi bila sudah habis tempo pelunasan mereka tak kunjung membayar. Maka hal ini perlu diwaspadai.

Bisa jadi mereka memang sibuk, lupa, atau terjadi masalah. Kemungkinan paling buruk adalah invoicemu hilang atau tidak sampai kepadanya.

Solusi terbaik adalah dengan selalu mengingatkan mereka. Dengan catatan, jangan sampai terlalu sering sampai melewati batas nomal, sehingga mengganggu kenyamanan mereka.

 

 

Leave a Comment