Kumpulan Contoh Surat Resmi (Pengertian, Jenis, Ciri-ciri dan Fungsinya) Lengkap

Contoh Surat Resmi – Sudah pernah membuat surat resmi?  Atau masih kesulitan nulisnya gimana? Bagi kalian yang masih bingung mengenai surat resmi. Jangan khawatir, kali ini kita mau mengulas mengenai pengertian, jenis, fungsi, dan ciri- ciri  beserta contoh surat resmi. Surat resmi biasa digunakan untuk melamar pekerjaan, maupun kegiatan resmi lainnya seperti : surat undangan dan surat  keputusan.

Pengertian Surat Resmi

Sebenarnya apa sih bedanya surat resmi dengan sama surat biasa? Surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya sampai  bahasa yang digunakan. Jika kita menulis surat dengan bahasa sehari hari maka disebut dengan surat tidak resmi, misalnya saja surat pribadi.

Sementara yang  dinamakan dengan surat resmi yaitu ketika menggunakan bahasa resmi atau baku. Secara pengertian, surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang  bersifat formal dan berkepentingan resmi.

Ciri-Ciri Surat Resmi 

Selain bahasa, surat resmi mempunyai karakteristik berbeda dengan surat tidak resmi. Surat – surat resmi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Menggunakan kop surat (Jika dikeluarkan oleh lembaga)

Kop surat atau kepala surat adalah identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) dari pengirim surat supaya penerima mengetahui pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat.

Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

  • Nomor Surat

Yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya yaitu adanya nomor surat, lampiran dan perihal. Nomor surat berfungsi :

  1. Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat
  2. Untuk memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan
  3. Untuk memudahkan penyimpanan administratif
  4. Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

Adapun saat  pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :

  1. Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung sejak nomor akhir pembuatan surat
  2. Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar
  3. Bulan dan tahun pembuatan
  4. Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )

Contoh

Nomor : 016/ SPK/II/2017

016        : Menunjukkan surat ke -16

SPK       : Surat Perintah Kerja

II           : dibuat pada bulan ke-2 (Februari)

2017      : Dibuat pada tahun 2017

 

  • Lampiran

Lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak ada cukup diberi tanda (-)

 

Menggunakan salam pembuka dan penutup resmi,

Salam pembuka dan penutup seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.

Menggunakan Bahasa Baku

Bahasa baku adalah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada  Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).

Membubuhkan cap atau stempel

Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.

Menggunakan format tulisan tertentu (Tidak bebas)

Format tulisan telah ditentukan pada bagian- bagian surat resmi, jadi tidak asal menulissurat.  Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Jenis Surat Resmi

Selain ciri–ciri surat resmi, supaya tidak salah dalam menulis surat resmi, kita  juga sebaiknya mengetahui jenis – jenis surat resmi. Adapun Jenis surat resmi berdasarkan isinya. Terdapat 8 Jenis, diantarnya yaitu :

  1. Surat Undangan

Biasanya surat undangan ini yang sering kita temui. Surat undangan yaitu surat  yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk kepentingan  tertentu. Seperti surat undangan rapat, undangan pernikahan dan surat undangan acara yang lainnya.

  1. Surat Panggilan

Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti surat panggilan kerja, surat panggilan interview DLL. Contoh surat lamaran kerja juga termasuk surat resmi.

  1. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu pula, seperti surat edaran pengumuman libur sekolah

  1. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada  anggota instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini biasanya di sikat dengan sebutan SK.

  1. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat remi yang berisi  tentang perintah tertentu, dari suatu instansi kepada instansi yang lain. Contohnya yaitu surat perintah lembur.

  1. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan  dalam acara tertentu.  Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.

  1. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat ini biasanya dibuat oleh suatu perusahaan yang dibuat untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi pernjanjian dan hak dan kewajiban antara perusahaan dan karyawan.

  1. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat  yang digunakan untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi. Contoh Surat pembelian tanah, surat pembelian rumah.

Fungsi Surat Resmi

Ternyata surat resmi memberi kemudahan kepada penerima maupun pengirimnya, karena surat resmi mempunyai banyak manfaat. Adapun surat resmi dibuat karena mempunyai fungsi- fungsi sebagai berikut:

  1. Sarana berkomunikasi

Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, surat sudah digunakan sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, namun sampai sata ini surat masih digunakan untuk kepentingan formal, seperti surat resmi.

  1. Sebagai dokumen tertulis

Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk menjadi bukti dalam administrasi. Surat  menjadi penting karena merupakan bukti tertulis yang dapat digunakan.

  1. Pedoman Kerja

Manfaat dari  surat resmi  yaitu sebagai pedoman kerja. Dalam perusahaam  pedoman kerja mengacu pada surat yang telah disepakati oleh pihak yang bersangkutan, seperti surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.

  1. Wakil Penulis

Salah satu cara seseorang menyampaikan informasi kepada orang lain atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di gunakan ketika seorang pengirim tidak bisa menyampaikan langsung kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari penulis itu sendiri.

  1. Sebagai keterangan

Fungsi ini biasanya  digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan. Bahwasanya surat tersebut menjelaskan  pengirim merupakan orang yang telah lulus, tidak mampu maupun orang yang telah izin melakukan pendirian bangunan.

  1. Sebagai jaminan

Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Bagian- Bagian Surat Resmi

 Nah, ini yang membedakan surat resmi denga yang lainnya. Surat resmi lebih tersruktur dan terdapat ketentuan- ketentuan dalam penulisan. Salah satunya yaitu bagian- bagian surat. Bagian surat adalah komponen yang harus terpenuhi dalam surat resmi. Adapun bagian – bagian surat resmi ialah :

  • Kepala atau kop surat
    Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
    a. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
    b. Nama Instansi
    c. Alamat Instansi
    d. Nomor telepon, faximile atau email.

Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:

a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
b. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
c. Sebagai Alat promosi.

  • Nomor surat

Dalam surat resmi pasti kalian temui nomor surat. Penulisan nomor surat sebenarnya tidak ada ketentuan. Namun biasanya ditulis menggunakan kode supaya tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.

Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor surat dengan angka romawi, namun tidak masalah jika penulisan nomor menggunakan angka arab atau yang lainnya, tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis setelah kop surat disebelah kiri. Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.

  • Tanggal penulisan surat

Pernah kalian mendapatkan undangan tapi sudah tidak update lagi? Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima dapat  mengetahui kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut.  Oleh karena itu tanggal penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat resmi.

  • Lampiran yang disertakan

 

Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut

Contoh

No             : –
Lamp         : 5 Lembar
Perihal       : –

Hal tersebut menunjukkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar dokemn didalamnya.

  • Perihal

Perihal berfungsi untuk menunjukkan kepada penerima mengenai pokok isi surat, dengan begitu penerima segera mengetahui tujuan surat tersebut.

  • Alamat tujuan

Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh karena itu alamat surat menjadi hal yang penting dan tidak boleh terlupakan.

Penulisan alamat dapat ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Namun alamat yang disertakan diamplop  harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan ketika pengiriman.

Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap karena sudah ditulis dalam amplop.

  1. Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.
  2. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau teman.
  3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya  berlaku pada nama orang, dan tidak digunakan pada nama instansi maupun jabatan tertentu.

Contoh:

Yth. Manajer PT Ulul Albab
Jalan Gajayana , Lowokwaru
Kota Malang
Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.
Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah
Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2

Kota Ngawi

  1. Penggunakan titik hanya digunakan setelah singkatan. Tidak perlu disetiap akhir baris.
  2. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
  • Salam Pembuka

Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka adalah salah satu komponen yang harus ada.  Tujuan salam pembuka adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak menggunakan salam pembuka, seperti surat – surat yang berisi berita.

  • Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok – pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat. Dalam isi surat terdapat bagian bagian seperti pada karangan lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

  1. Pembuka
    Dalam isi surat,  bagian pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat. Dalam pembuka juga berisi tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud.
  2. Inti
    Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut berisi bagian utama yang ingin disampaikan kepada pengirim..
  3. Penutup
    Bagian penutup berisi  penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan penutup hendaknya singkat, tegas.
  • Salam Penutup
    Salam penutup berisi kata- kata penutup yang biasa digunakan  untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Meskipun  salam penutup ini  baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
  • Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pasti kalian sering membubuhkan tanda tangan dalam hal tertentu, seperti absensi atau yang lainnya.. Begitu juga pada surat resmi salah satu komponen  yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan.  Nama penanggung jawab  adalah penanda bahwa nama tersebut yang bertanggung jawab atas isi surat  dan dikuatkan dengan tanda tangan. penanda tangannya adalah nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.

  • Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

Itulah tadi  ulasan seputar  surat resmi. Supaya kalian tidak bingung, berikut kami berikan contoh – contoh surat resmi . Semoga bermanfaat ya

Terimakasih.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

 

ULUL ALBAB
Perumahan Singaraja Pemai Blok M. No. 01 Jl. Raya Sukarno Hatta Km. 2 Ngawi  67285
Telp 022 332766 Fax 022 332766 Mobile : 085649235455
Website: www.ululalbab.com Email : [email protected]


Nomor : 023/UR/VI/2017
Hal       : Undangan Rapat
Lampiran :

 

Yth
Bapak Bagas Prasetya
Manajer Marketing
PT ULUL ALBAB
Di tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan akan diadakannya  acara  peresmian  perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT ULUL ALBAB untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :

Hari /Tanggal  : Kamis, 25 Februari 2017
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat  : Ruang Pertemuaan

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara tersebut maka dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Ngawi, 21 Februari 2017

Hormat Kami
Manajer Jaringan Kerja
PT ULUL ALBAB

 

Ali Ardiansyah

 

Itulah salah satu contoh surat resmi perusahaan yang baik. Pada kop surat biasanya terdapat logo perusahaan pembuat surat.

Contoh Surat Resmi Permohonan

Selanjutnya contoh surat resmi permohonan dari salah satu rumah sakit khusus ginjal Rasyida:

contoh surat resmi permohonan
scribd.com

Contoh Surat Resmi Sekolah

Instansi sekolah memang sering sekali membuat surat resmi berbagai jenis. Buat kamu yang mungkin baru pertama bekerja di TU, berikut ini contoh surat resmi sekolah yang menggunakan kop surat dinas pendidikan:

 

PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) NEGERI 017
Jl. Raya MT Haryono Kota Malang
Telp (021) 552-23156 Email : [email protected]


Nomor      : 02/SMAN017/X/2017
Lampiran  : –
Perihal      : Reuni Akbar XII SMAN 017

 

Yth.
Alumni angkatan 2010-2017
SMA Negeri 017
Malang

Salam Sejahtera

Dalam rangka memperingati ulangtahun SMA Negeri 017 Malang  ke -12 , kami selaku pengurus OSIS akan mengagendakan acara “Reuni Akbar XII”. Oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada

Hari/tanggal                : Senin, 15 Desember 2017
Waktu                         : 08.00 – 12.00 WIB
Tempat                       : Aula Serba Guna SMA Negeri 017

Mengingat pentingnya acara tersebut, diharapkan  kehadirannya tepat pada waktunya. Demikian udangan ini, atas  partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.

 

Mengetahui  :

 

Kepala Sekolah SMA Negeri 017 Malang                                        Ketua Osis SMA Negeri 01 Malang

 

Adi Slamet
NIP : 122296119946729                                                                                          Hendri Mahesa

 

Contoh surat resmi di atas dari kota Malang. Barang kali karakteristik surat dinas pendidikan di masing-masing kota tidak sama.

Contoh Surat Resmi Dinas

Berikut ini adalah contoh surat resmi dari dinas kesehatan kabupaten Ciamis:

 

PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BAREGBEG
Jalan Raya Baregbeg No. 291 Tlp. (0265) 774772 E- Mail : [email protected]
CIAMIS

Kode Pos 46274


Baregbeg, 18  Februari 2016

 

                                                                                                                        Kepada

Nomor   :  443.32 /       / PKM/2016                                             Yth. Kepala Desa
Sipat       :  Biasa                                                                            Se – Kecamatan Baregbeg
Lampiran   : 1  Lembar                                                                  di –
Perihal    : Pelatihan Kader dalam Rangka                                     TEMPAT
PIN Polio Tahun 2016

         Disampaikan dengan hormat, menindak lanjuti Pertemuan Koordinasi tingkat Kecamatan dalam rangka PIN Polio Tahun 2016 pada tanggal 17 Februari 2016 perihal Pelaksanaan PIN Polio yang akan dilaksanakan pada tanggal 8 Maret 2016, perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.

         Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk dapat mengirimkan  Kader  untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Tata laksana Pemberian Vaksin. (tempat dan  jadwal terlampir)

         Beberapa hal teknis berkaitan dengan kegiatan Pelatihan Kader dalam rangka Pelaksanaan PIN Polio Tahun 2016 sebagai berikut :

  1. Kegiatan Pelatihan Kader ini memberikan teknik pemberian Vaksin Polio dan teknis pencatatan dan pelaporan.
  2. Kepala Desa menugaskan peserta pelatihan sebanyak 5 orang dari tiap – tiap Posyandu.

         Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

 

Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Baregbeg

 

Mimin Sutisna D, S. Kep. Ners
Penata Tk.I
NIP. 19700105 199103 1 007

Tembusan :
Yth. Camat Kecamatan Baregbeg

 

Contoh Surat Resmi Osis

 

contoh surat resmi osis
scribd.com

 

Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja

Setelah calan karyawan baru lolos seleksi administrasi, biasanya pihak perusahaan akan melayangkan surat panggilan kerja kepada calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu contoh surat resmi.

 

 

SURAT PANGGILAN SELEKSI KERJA
Jln. Raya Kalimalang, Perkantoran Grand Kalimalang No.99
Tambun Selatan, Bekasi Timur – Jawa Barat.
No Telp: (021) 8265 2708


Nomor : 020/HRD/DN12/TBP/2017                                                                                                      MEI. 2017
Lamp   : XXI
Hal       : Panggilan Seleksi Kerja
Kepada Yth,
Peserta seleksi Kerja
Perusahaan PT.Honda Lock Indonesia .Penempatan untuk di kawasan MM2100 Jatiwangi,Cikarang barat
Sebagai “OPERATOR PRODUKSI”
Di Tempat.

 

Berdasarkan hasil evaluasi tim seleksi terhadap data formulir pendaftaran online yang di terima, dengan ini di sampaikan bahwa data yang Saudara isi/kirimkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Karenanya, Saudara dapat mengikuti tes seleksi calon Karyawan.

Tempat Tes seleksi calon Karyawan/i Perusahaan Automotive sebagai “OPERATOR PRODUKSI” akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal   : Rabu 10 Mei 2017
Pukul    : 08.00 Wib – 12.00 Wib.
Tempat   : Employment Training Istitue
Alamat   : Jln. Raya Kalimalang – Perkantoran Grand Kalimalang No.99 Bekasi Timur.
Kira – Kira 100m dari PT. Suzuki Indomobil depan hotel “WIN GRAND HOTEL”
“Dari Terminal bekasi/Tol Timur bekasi naik angkutan umum No.39 turun tepat di depan “WIN GRAND HOTEL” samping pabrik PT. Suzuki Indomobil.”

Beat Resoge              :HRD.Develoment Bpk HAFIZ LUBIS.S.I.KOM

Untuk dapat mengikuti seleksi ini Saudara/i diwajibkan membawa :

  1. Surat Panggilan Tes yang sudah di kirim via E-mail ke masing-masing peserta (Surat Mohon di Print). dan lampirkan bersama CV lamaran.
  2. KTP / SIM / Kartu Pelajar (Kartu Indentitas Diri) asli.
  3. Alat Tulis (Pensil 2B, ballpoint, dan penghapus) dan Pakaian Putih – Hitam.
  4. Semua proses seleksi penempatan masuk kerja di Perusahaan sebagai “OPERATOR PRODUKSI” di laksanakan di kantor penyeleksian (Lembaga Pelatihan Kerja Resmi) sesusai prosedur masuk kerja yang telah di tetapkan.

Demikian kami sampaikan, untuk menjadi perhatian.

Isi Data Anda.

Nama         :
TTL             :
Pendidikan :
No. HP        :
Alamat       :

 

NB: BUKAN YAYASAN ATAU OUTSORCING                                                                                                                                                                                                             

 

Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

contoh surat resmi bahasa inggris
scribd.com

Itulah sedikit sharing kali ini tentang contoh surat resmi. Jika bermanfaat boleh dishare. Tapi jangan lupa sertakan sumbernya yaa 🙂

 

Leave a Comment