Kumpulan Contoh Surat Resmi (Pengertian, Jenis, Ciri-ciri dan Fungsinya) Lengkap

Contoh Surat Resmi – Sudah pernah membuat surat resmi?  Atau masih kesulitan nulisnya gimana? Bagi kalian yang masih bingung mengenai surat resmi. Jangan khawatir, kali ini kita mau mengulas mengenai pengertian, jenis, fungsi, dan ciri- ciri  beserta contoh surat resmi. Surat resmi biasa digunakan untuk melamar pekerjaan, maupun kegiatan resmi lainnya seperti : surat undangan dan surat  keputusan.

Pengertian Surat Resmi

Sebenarnya apa sih bedanya surat resmi dengan sama surat biasa? Surat resmi berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya sampai  bahasa yang digunakan. Jika kita menulis surat dengan bahasa sehari hari maka disebut dengan surat tidak resmi, misalnya saja surat pribadi.

Sementara yang  dinamakan dengan surat resmi yaitu ketika menggunakan bahasa resmi atau baku. Secara pengertian, surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang  bersifat formal dan berkepentingan resmi.

Ciri-Ciri Surat Resmi 

Selain bahasa, surat resmi mempunyai karakteristik berbeda dengan surat tidak resmi. Surat – surat resmi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

Menggunakan kop surat (Jika dikeluarkan oleh lembaga)

Kop surat atau kepala surat adalah identitas dari instansi (perusahaan atau organisasi ) dari pengirim surat supaya penerima mengetahui pengirim surat. Kop surat terletak dibagian atas surat.

Mengunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

• Nomor Surat

Yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya yaitu adanya nomor surat, lampiran dan perihal. Nomor surat berfungsi :

1. Untuk membagi Penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat
2. Untuk memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan
3. Untuk memudahkan penyimpanan administratif
4. Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

Adapun saat  pembuatan nomor surat, hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu :

1. Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung sejak nomor akhir pembuatan surat
2. Kode kedudukan surat, missal KEl = Surat keluar
3. Bulan dan tahun pembuatan
4. Kode tujuan surat, missal SPK (Surat Perintah kerja )

Contoh

 

• Lampiran

Lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak ada cukup diberi tanda (-)

 

Menggunakan salam pembuka dan penutup resmi,

Salam pembuka dan penutup seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.

Menggunakan Bahasa Baku

Bahasa baku adalah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada  Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI ).

Membubuhkan cap atau stempel

Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.

Menggunakan format tulisan tertentu (Tidak bebas)

Format tulisan telah ditentukan pada bagian- bagian surat resmi, jadi tidak asal menulissurat.  Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Jenis Surat Resmi

Selain ciri–ciri surat resmi, supaya tidak salah dalam menulis surat resmi, kita  juga sebaiknya mengetahui jenis – jenis surat resmi. Adapun Jenis surat resmi berdasarkan isinya. Terdapat 8 Jenis, diantarnya yaitu :

1. Surat Undangan

Biasanya surat undangan ini yang sering kita temui. Surat undangan yaitu surat  yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk kepentingan  tertentu. Seperti surat undangan rapat, undangan pernikahan dan surat undangan acara yang lainnya.

2. Surat Panggilan

Surat ini berfungsi untuk memanggil seseorang atau instansi kepada instansi lain untuk kepentingan tertentu. Seperti surat panggilan kerja, surat panggilan interview DLL. Contoh surat lamaran kerja juga termasuk surat resmi.

3. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi informasi untuk kalangan tertentu pula, seperti surat edaran pengumuman libur sekolah

4. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah Surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada  anggota instansi. Semisal Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, Surat Keputusan Pengangkatan Pengurus. Surat ini biasanya di sikat dengan sebutan SK.

5. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat remi yang berisi  tentang perintah tertentu, dari suatu instansi kepada instansi yang lain. Contohnya yaitu surat perintah lembur.

6. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan  dalam acara tertentu.  Seperti surat kuasa pengambilan uang di Bank.

7. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

Surat ini biasanya dibuat oleh suatu perusahaan yang dibuat untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi pernjanjian dan hak dan kewajiban antara perusahaan dan karyawan.

8. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat  yang digunakan untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi. Contoh Surat pembelian tanah, surat pembelian rumah.

Fungsi Surat Resmi

Ternyata surat resmi memberi kemudahan kepada penerima maupun pengirimnya, karena surat resmi mempunyai banyak manfaat. Adapun surat resmi dibuat karena mempunyai fungsi- fungsi sebagai berikut:

1. Sarana berkomunikasi

Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, surat sudah digunakan sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, namun sampai sata ini surat masih digunakan untuk kepentingan formal, seperti surat resmi.

2. Sebagai dokumen tertulis

Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk menjadi bukti dalam administrasi. Surat  menjadi penting karena merupakan bukti tertulis yang dapat digunakan.

3. Pedoman Kerja

Manfaat dari  surat resmi  yaitu sebagai pedoman kerja. Dalam perusahaam  pedoman kerja mengacu pada surat yang telah disepakati oleh pihak yang bersangkutan, seperti surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.

4. Wakil Penulis

Salah satu cara seseorang menyampaikan informasi kepada orang lain atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di gunakan ketika seorang pengirim tidak bisa menyampaikan langsung kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari penulis itu sendiri.

5. Sebagai keterangan

Fungsi ini biasanya  digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan. Bahwasanya surat tersebut menjelaskan  pengirim merupakan orang yang telah lulus, tidak mampu maupun orang yang telah izin melakukan pendirian bangunan.

6. Sebagai jaminan

Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Bagian- Bagian Surat Resmi

 Nah, ini yang membedakan surat resmi denga yang lainnya. Surat resmi lebih tersruktur dan terdapat ketentuan- ketentuan dalam penulisan. Salah satunya yaitu bagian- bagian surat. Bagian surat adalah komponen yang harus terpenuhi dalam surat resmi. Adapun bagian – bagian surat resmi ialah :

• Kepala atau kop surat
  Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
  a. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
  b. Nama Instansi
  c. Alamat Instansi
  d. Nomor telepon, faximile atau email.

Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:

a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
b. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
c. Sebagai Alat promosi.

• Nomor surat

Dalam surat resmi pasti kalian temui nomor surat. Penulisan nomor surat sebenarnya tidak ada ketentuan. Namun biasanya ditulis menggunakan kode supaya tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.

Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor surat dengan angka romawi, namun tidak masalah jika penulisan nomor menggunakan angka arab atau yang lainnya, tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis setelah kop surat disebelah kiri. Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.

• Tanggal penulisan surat

Pernah kalian mendapatkan undangan tapi sudah tidak update lagi? Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima dapat  mengetahui kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut.  Oleh karena itu tanggal penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat resmi.

• Lampiran yang disertakan

 

Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut

Contoh

No             : –
Lamp         : 5 Lembar
Perihal       : –

Hal tersebut menunjukkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar dokemn didalamnya.

• Perihal

Perihal berfungsi untuk menunjukkan kepada penerima mengenai pokok isi surat, dengan begitu penerima segera mengetahui tujuan surat tersebut.

• Alamat tujuan

Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Oleh karena itu alamat surat menjadi hal yang penting dan tidak boleh terlupakan.

Penulisan alamat dapat ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Namun alamat yang disertakan diamplop  harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan ketika pengiriman.

Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap karena sudah ditulis dalam amplop.

1. Penggunakan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung kemubadziran.
2. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.” Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan, relasi kerja atau teman.
3. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya  berlaku pada nama orang, dan tidak digunakan pada nama instansi maupun jabatan tertentu.

Contoh:

Yth. Manajer PT Ulul Albab
Jalan Gajayana , Lowokwaru
Kota Malang
Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.
Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah
Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2

Kota Ngawi

1. Penggunakan titik hanya digunakan setelah singkatan. Tidak perlu disetiap akhir baris.
2. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

• Salam Pembuka

Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka adalah salah satu komponen yang harus ada.  Tujuan salam pembuka adalah membuka pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak menggunakan salam pembuka, seperti surat – surat yang berisi berita.

• Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok – pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat. Dalam isi surat terdapat bagian bagian seperti pada karangan lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

1. Pembuka
   Dalam isi surat,  bagian pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat. Dalam pembuka juga berisi tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud.
2. Inti
   Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut berisi bagian utama yang ingin disampaikan kepada pengirim..
3. Penutup
   Bagian penutup berisi  penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan penutup hendaknya singkat, tegas.

• Salam Penutup
  Salam penutup berisi kata- kata penutup yang biasa digunakan  untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Meskipun  salam penutup ini  baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
• Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pasti kalian sering membubuhkan tanda tangan dalam hal tertentu, seperti absensi atau yang lainnya.. Begitu juga pada surat resmi salah satu komponen  yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan.  Nama penanggung jawab  adalah penanda bahwa nama tersebut yang bertanggung jawab atas isi surat  dan dikuatkan dengan tanda tangan. penanda tangannya adalah nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.

• Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut

Itulah tadi  ulasan seputar  surat resmi. Supaya kalian tidak bingung, berikut kami berikan contoh – contoh surat resmi . Semoga bermanfaat ya

Terimakasih.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

 

 

Itulah salah satu contoh surat resmi perusahaan yang baik. Pada kop surat biasanya terdapat logo perusahaan pembuat surat.

Contoh Surat Resmi Permohonan

Selanjutnya contoh surat resmi permohonan dari salah satu rumah sakit khusus ginjal Rasyida:

Contoh Surat Resmi Sekolah

Instansi sekolah memang sering sekali membuat surat resmi berbagai jenis. Buat kamu yang mungkin baru pertama bekerja di TU, berikut ini contoh surat resmi sekolah yang menggunakan kop surat dinas pendidikan:

 

 

Contoh surat resmi di atas dari kota Malang. Barang kali karakteristik surat dinas pendidikan di masing-masing kota tidak sama.

Contoh Surat Resmi Dinas

Berikut ini adalah contoh surat resmi dari dinas kesehatan kabupaten Ciamis:

 

 

Contoh Surat Resmi Osis

 

 

Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja

Setelah calan karyawan baru lolos seleksi administrasi, biasanya pihak perusahaan akan melayangkan surat panggilan kerja kepada calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu contoh surat resmi.

 

 

Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

Itulah sedikit sharing kali ini tentang contoh surat resmi. Jika bermanfaat boleh dishare. Tapi jangan lupa sertakan sumbernya yaa 🙂